Boekhouden is een onmisbare activiteit in elke onderneming. Het houdt in dat de verschillende financiële transacties worden geregistreerd en dat de proefbalans wordt opgesteld. Dit zet de toon voor het nemen van juiste zakelijke beslissingen. Boekhouden is dus een must, ongeacht soort en omvang van de onderneming. De pandemie heeft de manier van zakendoen veranderd. De relevantie van virtuele boekhoudkundige diensten wordt in deze veranderende omstandigheden meer erkend.  

De vraag van het uur is: wanneer is het juiste moment voor een bedrijf om voor virtuele boekhouding te kiezen? Liever gezegd, is daar een juist moment of criteria voor? Hoewel boekhouden geen raketwetenschap is, is het toch lastig. Denk aan de bekende regel: crediteer wat binnenkomt, en debiteer wat eruit gaat. Het klinkt eenvoudig, maar moeilijk in de praktijk te brengen. De geringste fouten kunnen kostbaar blijken.  

De beslissing om voor virtuele boekhoudkundige diensten te kiezen ligt geheel en al bij de beleidsmakers van de onderneming. Er is geen harde en snelle regel over wanneer of of je voor virtuele boekhoudkundige diensten moet kiezen. Het geheim van succes zit in het herkennen van de indicatoren dat er een verandering op komst is en in het begrijpen van de voordelen ervan. Het is verstandig die te onderzoeken om te helpen beslissen of je bedrijf het goed zal doen met virtuele boekhouddiensten. 

De 5W analyse is een van de meest gebruikelijke manieren om een probleem te doorgronden en een bedrijfsplan te bedenken. We zullen dezelfde strategie toepassen, met meer nadruk op waarom en wanneer, om inzicht te krijgen in de online administratie. 

1. Economische winst

Elk bedrijf verstaat de taal van het geld. Elke onderneming streeft ernaar haar winstgevendheid te vergroten. Het is dus vanzelfsprekend dat bedrijven zoeken naar manieren om de kosten te drukken. De kosten om een in-house boekhouder in dienst te nemen zijn hoger dan die van een virtuele. Dit komt vooral omdat in-house boekhouders behalve het salaris ook bonussen en andere voordelen ontvangen. Dit verhoogt de kosten van het bedrijf. Deze extra kosten gelden niet voor virtuele boekhouders die op afstand werken. Er wordt alleen betaald voor de verleende diensten. 

2. Concentreer je opnieuw op het bedrijfsleven

Het is gebruikelijk dat kleine bedrijven of startups met een krap budget werken. Dit betekent dat de weinige belangrijke krachten de verantwoordelijkheid op zich moeten nemen om de veelvuldige, dagelijkse tijdrovende taken te doen. Deze zijn weliswaar onvermijdelijk, maar kunnen de aandacht van het bedrijf afleiden. De oplossing is ze uit te besteden, zodat het bedrijf zijn vereiste aandacht krijgt. Een voorbeeld van zo’n taak is de boekhouding. Virtueel boekhouden helpt de zaak weer op de rails te krijgen.

3. Hulp bij bedrijfsgroei

Er is een direct verband tussen levensvatbaarheid en honger naar groei in bedrijven. Schaalbaarheid in het bedrijfsleven hangt van meerdere factoren af. De zakenwereld is dynamisch en aanpassingsvermogen is er daar een van. Dit wordt gemakkelijker als de besluitvormers goede financiële beslissingen kunnen nemen. De beslissingen hangen af van een efficiënte boekhouding, want die is de springplank voor een correcte boekhouding. Als de financiën krap zijn, neemt de werklast toe met de weinige middelen, en neemt de efficiëntie af. Virtueel boekhouden is kosteneffectief en is in zulke gevallen de perfecte oplossing.

4. Beter problemen oplossen

Zoals eerder uitgelegd is boekhouden de eerste stap naar een goede boekhouding. Boekhouden houdt in het bijhouden en registreren van de dagelijkse vorderingen en schulden en het opstellen van de proefbalans. Dit helpt bij het opstellen en begrijpen van de financiën van de onderneming en om de nodige maatregelen te nemen als dat nodig is. Virtuele boekhouders geven periodieke rapporten om bij te praten over de financiën. Dit geeft ruim de tijd om de problemen op te sporen en op te lossen. 

5. Een goede financiële discipline instellen

Het is de taak van de boekhouder om elke transactie bij te houden en te registreren. De boekhouding zal dus een sneeuwbaleffect hebben, als ze niet binnen de tijd voltooid is. Het wordt dan moeilijk te hanteren. Virtuele boekhouders kunnen het juiste ritme geven aan de financiële cultuur van de onderneming. Het is voor elke onderneming van belang de financiële discipline te handhaven om grotere resultaten te bereiken. 

6. Technische ondersteuning

Het is duur voor een startend of klein bedrijf om financiële software in te voeren. Virtuele boekhouders maken gebruik van populaire financiële software om hun cliënten foutloze diensten te verlenen. De software garandeert ook de veiligheid van de gegevens. Op deze manier kunnen ook kleine bedrijven en startups goedkoper van de voordelen van technologie profiteren. 

7. Toegankelijkheid altijd en overal

Elk bedrijf moet gemakkelijk bij zijn financiële gegevens kunnen. Virtuele boekhouders maken gebruik van cloud computing om hun cliënten gemakkelijke toegankelijkheid te bieden. De digitale transformatie heeft de mogelijkheden van het bedrijfsleven in alle sectoren vergroot. Daarmee gepaard gaat de behoefte om de gegevens altijd en overal te kunnen raadplegen. 

8. Professionaliteit

Virtuele boekhouders zijn goed ervaren vakmensen die weten hoe belangrijk het is hun cliënten een eersteklas dienstverlening te bieden. Ze begrijpen het belang van het op tijd verstrekken van de juiste gegevens. Gegevensbeveiliging heeft de hoogste prioriteit. Ze staan klaar om een plotselinge toevloed van meer werk op zich te nemen. Professionaliteit is in de hedendaagse zakenwereld gewild.